Jak zavést systém managementu do organizace?

Jsou tři možnosti jak zavést systém managementu. Všechny tři si představíme a zhodnotíme jejich plusy i mínusy.

1. Zavedení systému managementu svépomocně (doporučeno organizacím, které mají dostatek kvalifikovaných pracovníků)

Plusy:

• jasněji a přesněji definované procesy organizace a celý koncept budování systému managementu,
• příprava materiálů, dokumentů a školení zaměstnanců ohledně zavedení systému managementu ve vlastní režii.

Mínusy:

• subjektivita, tzv. "podniková slepota" při analýze současného stavu organizace a implementace systému managementu,
• snaha o příliš podrobné popsání činností což později vede k častým změnám případně neplnění kritérií,
• problémy při určování správných metod analýz současného stavu a implementaci,
• nedodržování principů norem z důvodu malých zkušeností v uvedené oblasti,
• často se setkáváme s povrchním přístupem ze strany pracovníků, případně vedení společnosti pokud je systém budován pracovníkem, nebo pracovníky středního managementu bez plné podpory vedení.

Tento způsob implementace se jeví jako levná varianta, ale není to vždy pravda, vzhledem na potřebný čas a zkušenosti. Z pohledu nákladů je třeba počítat s množstvím času, který pracovníci stráví samostudiem, případně s náklady na externí školení, časem na tvoření zdokumentovaných postupů a implementaci systému do praxe..

2. Organizace si zavede systém managementu s pomocí konzultační společnosti (Úkolem konzultačních společností je připravit organizace na certifikaci)

Plusy:

• odborně připravené školení pro zaměstnance,
• předem připravené materiály a dotazníky na analýzu organizace,
• konzultanti využívají při kontrole zavedení jednotlivých prvků systému managementu vhodné manažerské metody (Paretova analýza, Ishikawa diagram, 5S, Six Sigma apod.),
• snížení náročnosti na provedení certifikačního auditu za účasti konzultanta,
• rychlejší zavedení systému managementu.

Mínusy:

• zákazník si nechá "ušít" systém managementu na míru externí společností bez vlastního přičinění což může způsobit následující problémy:
  • pracovníci pravidla neakceptují a pokládají je za cizí,
  • po implementaci se zpracovávají dokumenty formálně před certifikačním, dohledovým auditem,
  • při výběru konzultační společnosti se vybírá pouze podle ceny co v značné míře podněcuje formální přístup obou stran k provádění,
  • konzultační společnost zavede systém pouze na papíře podle vlastních vzorů a nerespektuje zvláštnosti zákazníka a požadavků.
• riziko nedosažení cílů zavedení systému managementu z důvodu špatného výběru konzultační společnosti
• při zavádění systému managementu nemusí být hned zjištěny všechny vzájemné vazby jednotlivých procesů.

3. Třetí způsob jak si zavést systém managementu je kombinací samostatného zavedení s částečnou podporou konzultační společnosti. Tato možnosť kombinuje plusy aj mínusy predchádzajúcich spôsobov.

Možná vyzvednout zejména:

• konzultační společnost provádí poradenství při zavedení systému managementu a pracovníci vnášejí do systému zvláštnosti produktů a procesů,
• kvalitní implementace dosažená synergií zkušeností konzultační společnosti a zkušeností pracovníků,
• vzájemně vhodný výběr manažerských a statistických metod pro zlepšování systému, procesů a produktů,
• Zdá se být nejdražší způsob implementace ale vzhledem na kvalitu dosažených výsledků je možná vysoká míra návratnosti a úspor.

Největším rizikem je výběr nekvalitní konzultační společnosti a výběr konzultační společnosti pouze na základě ceny na úkor kvality a zkušeností.

Velmi často se stává, že zákazník chce mít rychle, tedy do týdne případně tří měsíců zaveden systém managementu pouze za účelem vstupu do výběrových řízení nebo získání zakázky. Protože systém managementu požaduje odběratel, zákazník si vybere možnost implementace za co nejnižší cenu. V případě, že obě strany přistoupí na takovýto kompromis pouze si navzájem ničí byznys a většinou je implementace systému na vedlejší koleji. Následně je vždy vyhledávaný dodavatel certifikace s nižší cenou. Při tomto způsobu je dohoda po čase většinou pro obě strany nevýhodná.

V nejbližším článku Vás podrobně seznámíme s riziky a nejčastějšími chybami při implementaci systému managementu.

Naším cílem je aby Vám certifikace dávala smysl, proto pokud máte další otázky napište nám a my Vám s radostí odpovíme.