Online školení - Všechna školení je možné absolvovat online! Využijte 50% slevu na vybraná online školení! Všechny informace naleznete v aktualitách.

Lean Office, Štíhlá administrativa

KATEGORIE

Podobně, jak ve výrobních procesech i v administrativních procesech je možné najít aktivity, které jsou plýtváním. Zavedení prvků štíhlé výroby do administrativních procesů nazýváme Štíhlá kancelář nebo Lean Office.

 

Na co slouží Lean Office

Stejně jako výrobní, tak i administrativní procesy jsou prováděny s cílem uspokojit zákaznické požadavky. Je třeba si uvědomit, že zákazníkem jsou i interní, vnitřně firemní procesy, oddělení, nebo osoby, které očekávají dodání služby, aby mohli provádět činnosti k uspokojení externího zákazníka. V mnoha případech se však stává, že administrativní procesy způsobují problémy právě oddělením, které poskytují finální produkt.
Optimalizací procesů v administrativě, odstraněním plýtvání a standardizací často zvýšíme celkový výkon společnosti bez nutnosti vysokých investic. Podpůrné procesy, ke kterým patří i administrativa, jsou stejně důležité jako výrobní procesy a ovlivňují celkové vnímání společnosti zákazníkem.
Zavedením prvků štíhlé výroby, jako jsou 5S, mapování toku hodnoty (Value Stream Mapping), Kaizen, nebo standardizace dokáže společnost ušetřit cenné zdroje. Už jen snížení počtu porad dokáže uvolnit pracovníky pro procesy s vyšší přidanou hodnotou.

 

Použití v praxi

Lean Office nebo štíhlá administrativa využívá prvky štíhlé výroby. Velmi častým obrazem firmy bývá, že se zaměřuje na zeštíhlení výrobních procesů, přičemž administrativní zůstávají bez povšimnutí. To však není správné. Je nutné si uvědomit, že výrobní a administrativní procesy jsou provázané. Například proces zakázek náhradních dílů je často komplikovaný. Zbytečně jsou zavedeny prvky TPM ve výrobě, pokud objednání náhradního dílu, nebo nářadí jsou kladeny nesmyslné administrativní překážky (nutnost schvalování vedoucími pracovníky nákupu, objednávání pouze pokud objednávka překročí určitou minimální hodnotu, různý přístup pracovníků nákupu atd.). Velmi kritickými bývají procesy spojené s nasazením výpočetní techniky, protože oddělení IT má často výhradní a jedinečné postavení ve společnosti a nerado procesy optimalizuje.
Prvním krokem pro zavedení štíhlé administrativy bývá změna myšlení pracovníků administrativy. Je třeba naučit je, že procesy, jejichž jsou vlastníky, jsou stejně důležité jako výrobní procesy. Jejich úkolem je naplnit co nejdříve a s co nejvyšší kvalitou požadavky interního nebo externího zákazníka. Velmi dobrým nástrojem pro spuštění štíhlé administrativy bývá 5S. Protože převzetí zodpovědnosti za vlastní, ale i sdílené prostory administrativy, bývá prvním krokem ke změně myšlení. Je třeba si uvědomit, že 5S není pouze jednorázová aktivita, ale systém, který je třeba udržovat a proto mu věnovat neustálou pozornost.
Později se může přistoupit k zavedení Kaizen systému, v jehož rámci pracovníci sami optimalizují vlastní procesy.
Důležitým krokem při zeštíhlování procesů je zmapování toku hodnoty (Value Stream Mapping). Administrativní procesy jsou často založeny na zpracování nehmotných vstupů (informace) a ztráty spojené s jejich zpracováním jsou obtížně viditelné. Je vhodné, pokud pomůže při mapování procesů zkušený kouč z oblasti výroby, nebo externí poradce. Stejně jako ve výrobě i zde rozlišujeme ztráty podle tzv. TIMWOODI kategorií:

  • Transport - přenášení formulářů mezi odděleními, nelogicky uspořádaná kancelář, přesun informací, i elektronický, do centrální kanceláře a zpět.
  • Inventory - rozpracované objednávky, nedokončené interní zakázky kvůli nesystematické práci a nezavedených standardem, nadbytečné množství formulářů na pracovišti.
  • Movement - přesun pracovníků mezi kancelářemi, špatně uspořádaný prostor v kanceláří, vzdálený archiv, tiskárna na jiném patře.
  • Waiting - úřední hodiny (administrativa nepracuje nepřetržitě), dávkové zpracování požadavků, neexistující zastupitelnost pracovníků.
  • Overproduction - zbytečné formuláře, které se musí vyplnit, porady, výkazy.
  • Overprocessing - nutnost vícenásobného potvrzování, vyžadované údaje nemají smysl a nesouvisí s požadavkem.
  • Defects - ztracená žádost, špatně zpracována žádost, neefektivní komunikace mezi odděleními.
  • Intelectual - provádění rutinních administrativních operací na úkor optimalizace procesů.

V mnoha případech jsou ztráty způsobené nadměrnými úkony potřebnými pro zpracování požadavků a chybějící standardní postupy, případně nedodržování standardních postupů.

 

Jak vám můžeme pomoci

Naše společnost poskytuje různé formy vzdělávání zaměřené na optimalizaci procesů. Patří k nim školení, workshopy, e-learning, nebo i poradenská činnost prováděná přímo ve společnosti.

 

Mohlo by Vás zajímat:

Metoda 5S (resp. 7S) - Japonský koncept zlepšování pracoviště

LEAN Management

Zapracování, motivace a odměňování zaměstnanců (Personalistika II)

Visual management a motivace vizualizací

Podobné články

Korelační diagram, korelace

Korelační diagram, korelace

KATEGORIE

Korelace je pojem, popisující statistickou závislost mezi minimálně dvěma parametry.

Zobrazit víc
Organizace Six Sigma

Organizace Six Sigma

KATEGORIE

V roce 1980 společnost Motorola představila program zaměřený na snižování zmetků pod názvem Six Sigma. V roce 1995 společnost General Electric zavedla tento program jako hlavní byznys strategii. Pojem Six Sigma je společností Motorola registrovanou ochrannou známkou od roku 1993.

Zobrazit víc
Štíhlá výroba

Štíhlá výroba

KATEGORIE

Lean production, nebo štíhlá výroba, je soubor nástrojů zaměřených na odstranění aktivit, které nemají pro zákazníka přidanou hodnotu a představují ztrátu pro společnost.

Zobrazit víc
Kontrolní plán

Kontrolní plán

KATEGORIE

Kontrolní plán je nástroj managementu, který slouží k řízení aktivit směřujících ke zlepšení procesů nebo produktů s cílem zvýšit spokojenost zákazníka.

Zobrazit víc

Newsletter