Huráá na řízení procesů - 3. část

KATEGORIE
Odborná školení
|
AUTOR
Ing. Adéla Nejedlá
Již víme, co je proces, proč jej popsat, jak si jej nakreslit, dokonce jak si jej nakreslit s profesionálním nástrojem QPR ProcessDesigner. Stačí to však k tomu, abychom procesy řídili? Na individuální/lokální úrovni možná ano, avšak pokud se na to podíváme z pohledu celé organizace, tak zcela určitě ne. Implementace procesního řízení v organizaci je mnohem složitější úkol, než si „jen“ nakreslit procesy, i když je to jeden z důležitých kroků.
 
Pojďme si tedy říci, jaké kroky implementace procesního řízení zahrnuje. Před tím však ještě pár důležitých informací, které je třeba si uvědomit: 
  • nejde o jednorázovou záležitost, zda jednorázový projekt
  • jedná se o začátek neustálého zlepšování a optimalizace
  • vytvořením procesně orientované organizace se uplatňuje nový přístup k managementu.
Nejdůležitější podmínkou implementace je její akceptace napříč všemi úrovněmi společnosti, včetně všech zaměstnanců.
 
A jak by to asi mělo probíhat?
Nejjednodušším krokem je najít si poradce/konzultanta a hotovo. No až tak jednoduché to není. Samozřejmě s dobrým konzultantem to jde snazší, ale ani ten nejlepší konzultant bez aktivního přístupu managementu a zaměstnanců Vaší organizace neudělá zázraky. Tak tedy jak na to?
 
Přechod na procesní management by mělo být rozhodnutím strategického charakteru, které musí být v souladu se strategií organizace. Je tedy nezbytné, aby jej učinil vrcholový management společnosti po důkladném zvážení přínosů a dopadů na organizaci. Součástí tohoto rozhodnutí musí být i definování cílů a rozsahu implementace procesního řízení ve společnosti. V neposlední řadě je nutné si zodpovědět otázku, zda implementace bude probíhat ve vlastní režii nebo s pomocí konzultanta. Neméně důležité je rozhodnutí ohledně softwarové podpory – např. již zmiňovaný QPR ProcessDesigner. Tak jako každé správné rozhodnutí, tak i toto musí obsahovat identifikaci potřebných zdrojů.
 
Následně je třeba sestavit tým, určit zodpovědnosti, kompetence a úkoly. 
 
Velmi důležitou fází je popsání současného stavu. V tomto kroku je třeba identifikovat, zmapovat a zakreslit stávající procesy ve společnosti tak, jak jsou prováděny aktuální, bez přidání optimalizace či úprav, aby „to vypadalo lépe“ než ve skutečnosti je. Součástí analýzy současného stavu je i identifikace aktuálně používané dokumentace.  Jak na to jsme si řekli v předchozím blogu. 
 
Výstupem analýzy současného stavu je procesní mapa, tedy sumarizace procesů ideálně zpracovaná do vybraného softwarového nástroje (QPR ProcessDesigner), ve kterém vytvoříme tzv. procesní model AS-IS.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Následuje analýza a optimalizace identifikovaných procesů. Součástí analýzy je identifikace chybějících kroků, činností, dokumentace, duplicitních kroků, vstupů, výstupů, apod. Cílem této fáze je na základě procesního auditu zhodnotit současné procesy a zároveň identifikovat potřebná optimalizační opatření a změny pro dosažení, lepší efektivity, vytíženosti zaměstnanců, vyšší kvality výstupů, lepší spokojenosti zákazníků apod.
 
V následujících krocích je třeba provést redesign procesů, tedy zapracovat identifikovaná optimalizační opatření a zpracovat tzv. procesní model TO-BE. Tento model již obsahuje nové procesy, změněné/optimalizované procesy, doplněné chybějící kroky, činnosti či dokumentaci. A dalo by se říci Hurráá máme hotovo. Ale teprve jsme jen začali. Dalším velmi důležitým krokem je příprava potřebných procesních ukazatelů pro měření efektivity a výkonnosti a jejich následné provázání na osobní ukazatele výkonnosti zaměstnanců (KPI). Máme nový model, ukazatele, dokumentaci... A teď asi ta nejtěžší cesta. Implementovat procesní model do života společnosti. Je třeba změnit organizační strukturu? Vznikly nám nové pracovní pozice či role? Potřebuji aktualizovat informační systémy a sběr dat pro vyhodnocování zadefinovaných ukazatelů? Jak změním reporting a controlling? Jak? Proč? Jakým způsobem? ...? ...? ...? To je jen pár otázek, které si musíme při implementaci procesního modelu do života společnosti zodpovědět. No a ještě nás čekají školení, školení, školení na nové procesy, ukazatele a s tím související interní audity, interní audity,... Samozřejmě, že nikdo není neomylný ai přesto, že zaměstnanci nové procesy zpřipomínkovali, upravovali, mnoho chyb a nedostatků „se ukáže“ až v době samotného spuštění do provozu. Nebojte se tyto procesy následně aktualizovat, upravit, zhodnotit změny a dopady na model a opět školíme, školíme, auditujeme a implementujeme.
 
A na „konci dne“ je třeba vyhodnotit zadefinované ukazatele z pohledu efektivnosti a výkonnosti procesů. Součástí monitorování a hodnocení musí být i efektivní komunikace o výsledcích zpětné vazby na TOP management a zaměstnance. Gratulujeme! Na základě naměřených výsledků je možné, ba přímo potřebné spustit optimalizaci a aktualizaci procesů, školení, implementaci znovu a znovu hodnotit.... tedy neustále se zlepšovat a zlepšovat své procesy na základě naměřených a vyhodnocených dat a ukazatelů.
 
Gratulujeme! Jste na správné cestě, resp. kolečku neustálého zlepšování!
 
Chcete-li se dozvědět více, přihlaste se na naše veřejné online kurzy na téma Mapování procesů, Řízená dokumentace. Těšíme se na Vás!

Doporučená školení:

Název školení Délka školení Volné termíny Cena
2 dny
27.11.2025 + 9 dostupných termínů
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
27.11.2025 + 9 dostupných termínů
4 500,00 CZK
5 445,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
09.12.2025 + 1 dostupný termín
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
12.02.2026 + 3 dostupné termíny
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
12.12.2025 + 1 dostupný termín
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
19.12.2025 + 3 dostupné termíny
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
10.02.2026 + 2 dostupné termíny
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení

Mohlo by Vás zajímat:

Podobné články

Normy ISO

ISO/DIS 9001: Kdy přijde revize nejznámější normy?

Očekávaná revize normy ISO 9001 je opět o krok blíže realitě. Koncem srpna 2025 byl zveřejněn klíčový dokument – Draft International Standard (ISO/DIS 9001). Jde o první konkrétní pohled na to, co nás čeká, a zároveň o signál, že revize je na dobré cestě.

Odborná školení

Jak zvýšit povědomí zaměstnanců v automotivu o kvalitě?

Víte jak je třeba pracovat s lidmi tak, aby byli „správně nastaveni“ a dávali si větší pozor na to, aby neudělali chybu, případně ji odhalili v případě, že ji vyprodukuje proces? To se dozvíte se v našem článku.

Odborná školení

Huráá na procesy - 2. část

Co je to proces už víme, ale proč bychom si měli procesy vlastně identifikovat, popsat? A jak zpracovat takové vývojové/procesní diagramy?