Huráá na řízení procesů - 3. část

KATEGORIE
Odborná školení
|
AUTOR
Ing. Adéla Nejedlá
Již víme, co je proces, proč jej popsat, jak si jej nakreslit, dokonce jak si jej nakreslit s profesionálním nástrojem QPR ProcessDesigner. Stačí to však k tomu, abychom procesy řídili? Na individuální/lokální úrovni možná ano, avšak pokud se na to podíváme z pohledu celé organizace, tak zcela určitě ne. Implementace procesního řízení v organizaci je mnohem složitější úkol, než si „jen“ nakreslit procesy, i když je to jeden z důležitých kroků.
 
Pojďme si tedy říci, jaké kroky implementace procesního řízení zahrnuje. Před tím však ještě pár důležitých informací, které je třeba si uvědomit: 
  • nejde o jednorázovou záležitost, zda jednorázový projekt
  • jedná se o začátek neustálého zlepšování a optimalizace
  • vytvořením procesně orientované organizace se uplatňuje nový přístup k managementu.
Nejdůležitější podmínkou implementace je její akceptace napříč všemi úrovněmi společnosti, včetně všech zaměstnanců.
 
A jak by to asi mělo probíhat?
Nejjednodušším krokem je najít si poradce/konzultanta a hotovo. No až tak jednoduché to není. Samozřejmě s dobrým konzultantem to jde snazší, ale ani ten nejlepší konzultant bez aktivního přístupu managementu a zaměstnanců Vaší organizace neudělá zázraky. Tak tedy jak na to?
 
Přechod na procesní management by mělo být rozhodnutím strategického charakteru, které musí být v souladu se strategií organizace. Je tedy nezbytné, aby jej učinil vrcholový management společnosti po důkladném zvážení přínosů a dopadů na organizaci. Součástí tohoto rozhodnutí musí být i definování cílů a rozsahu implementace procesního řízení ve společnosti. V neposlední řadě je nutné si zodpovědět otázku, zda implementace bude probíhat ve vlastní režii nebo s pomocí konzultanta. Neméně důležité je rozhodnutí ohledně softwarové podpory – např. již zmiňovaný QPR ProcessDesigner. Tak jako každé správné rozhodnutí, tak i toto musí obsahovat identifikaci potřebných zdrojů.
 
Následně je třeba sestavit tým, určit zodpovědnosti, kompetence a úkoly. 
 
Velmi důležitou fází je popsání současného stavu. V tomto kroku je třeba identifikovat, zmapovat a zakreslit stávající procesy ve společnosti tak, jak jsou prováděny aktuální, bez přidání optimalizace či úprav, aby „to vypadalo lépe“ než ve skutečnosti je. Součástí analýzy současného stavu je i identifikace aktuálně používané dokumentace.  Jak na to jsme si řekli v předchozím blogu. 
 
Výstupem analýzy současného stavu je procesní mapa, tedy sumarizace procesů ideálně zpracovaná do vybraného softwarového nástroje (QPR ProcessDesigner), ve kterém vytvoříme tzv. procesní model AS-IS.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Následuje analýza a optimalizace identifikovaných procesů. Součástí analýzy je identifikace chybějících kroků, činností, dokumentace, duplicitních kroků, vstupů, výstupů, apod. Cílem této fáze je na základě procesního auditu zhodnotit současné procesy a zároveň identifikovat potřebná optimalizační opatření a změny pro dosažení, lepší efektivity, vytíženosti zaměstnanců, vyšší kvality výstupů, lepší spokojenosti zákazníků apod.
 
V následujících krocích je třeba provést redesign procesů, tedy zapracovat identifikovaná optimalizační opatření a zpracovat tzv. procesní model TO-BE. Tento model již obsahuje nové procesy, změněné/optimalizované procesy, doplněné chybějící kroky, činnosti či dokumentaci. A dalo by se říci Hurráá máme hotovo. Ale teprve jsme jen začali. Dalším velmi důležitým krokem je příprava potřebných procesních ukazatelů pro měření efektivity a výkonnosti a jejich následné provázání na osobní ukazatele výkonnosti zaměstnanců (KPI). Máme nový model, ukazatele, dokumentaci... A teď asi ta nejtěžší cesta. Implementovat procesní model do života společnosti. Je třeba změnit organizační strukturu? Vznikly nám nové pracovní pozice či role? Potřebuji aktualizovat informační systémy a sběr dat pro vyhodnocování zadefinovaných ukazatelů? Jak změním reporting a controlling? Jak? Proč? Jakým způsobem? ...? ...? ...? To je jen pár otázek, které si musíme při implementaci procesního modelu do života společnosti zodpovědět. No a ještě nás čekají školení, školení, školení na nové procesy, ukazatele a s tím související interní audity, interní audity,... Samozřejmě, že nikdo není neomylný ai přesto, že zaměstnanci nové procesy zpřipomínkovali, upravovali, mnoho chyb a nedostatků „se ukáže“ až v době samotného spuštění do provozu. Nebojte se tyto procesy následně aktualizovat, upravit, zhodnotit změny a dopady na model a opět školíme, školíme, auditujeme a implementujeme.
 
A na „konci dne“ je třeba vyhodnotit zadefinované ukazatele z pohledu efektivnosti a výkonnosti procesů. Součástí monitorování a hodnocení musí být i efektivní komunikace o výsledcích zpětné vazby na TOP management a zaměstnance. Gratulujeme! Na základě naměřených výsledků je možné, ba přímo potřebné spustit optimalizaci a aktualizaci procesů, školení, implementaci znovu a znovu hodnotit.... tedy neustále se zlepšovat a zlepšovat své procesy na základě naměřených a vyhodnocených dat a ukazatelů.
 
Gratulujeme! Jste na správné cestě, resp. kolečku neustálého zlepšování!
 
Chcete-li se dozvědět více, přihlaste se na naše veřejné online kurzy na téma Mapování procesů, Řízená dokumentace. Těšíme se na Vás!

Doporučená školení:

Název školení Délka školení Volné termíny Cena
2 dny
23.10.2025 + 10 dostupných termínů
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
23.10.2025 + 10 dostupných termínů
4 500,00 CZK
5 445,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
04.11.2025 + 3 dostupné termíny
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
06.11.2025 + 4 dostupné termíny
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení
2 dny
09.12.2025 + 1 dostupný termín
9 500,00 CZK
11 495,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
12.12.2025 + 1 dostupný termín
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení
1 den
19.12.2025 + 3 dostupné termíny
5 500,00 CZK
6 655,00 CZK s DPH
 Více o školení

Mohlo by Vás zajímat:

Podobné články

Odborná školení

Obraz bezpečnostní kultury je vždy zrcadlem vedení společnosti

Proč mají firmy špatný trend úrazovosti? Proč nemají proaktivní prostředí na shopflooru? Věc je jednodušší než se na první pohled zdá.

Odborná školení

Nařízení EU o odlesňování (EUDR): Co potřebujete vědět

Odlesňování a degradace lesů představují globální problém s dalekosáhlými důsledky na klima a biodiverzitu. Lesy jsou klíčové pro absorpci skleníkových plynů a jejich zdraví je nezbytné pro lidi i životní prostředí. Ve snaze omezit globální odlesňování přijala Evropská unie Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2023/1115 o zpřístupnění určitých komodit a výrobků spojených s odlesňováním a degradací lesů na trhu Unie a o jejich vývozu z Unie, známé jako EUDR (European Union Deforestation Regulation). Toto nařízení, přijaté 31. května 2023, je prvním svého druhu na světě a klade nové, přísné požadavky na společnosti.

Odborná školení

Udržitelnost v praxi: Příležitost i nový standard podnikání pro malé a střední firmy

V posledních měsících se řada malých a středních firem potýká s rostoucím tlakem na poskytování různých údajů: výpočty uhlíkové stopy, spotřeby vody, etická prohlášení, politiky BOZP, či informace o pracovních podmínkách. Možná se ptáte: Proč se tyto požadavky objevují právě teď – a proč i u menších podniků?