Klíčové body pro efektivní řízení dokumentace podle ISO 9001

ISO 9001 je mezinárodní standard pro řízení kvality. Jeho cílem je zlepšit výkonnost organizace a zajistit spokojenost zákazníků prostřednictvím řízení procesů a kontroly kvality v celé organizaci. Dokumentace hraje důležitou roli při dosahování cílů ISO 9001. Řízení dokumentace je součástí samotného systému managementu kvality. Řízení dokumentace zahrnuje procesy a postupy pro vytvoření, aktualizaci, schvalování, distribuci, uchovávání a kontrolu těchto dokumentů.

Mezi základní body jak začít řídit dokumentaci patří:

• Identifikace potřebné dokumentace: Identifikujte všechny dokumenty, které jsou nezbytné pro její řízení. Mezi nejdůležitější dokumenty, které společnost potřebuje řídit patří:
  • politiky,
  • směrnice pracovní postupy,
  • plány,
  • záznamy.

• Vytvoření hierarchie dokumentace: Vytvořte hierarchii dokumentace, která zohledňuje vztahy a závislosti mezi dokumenty. Například politiky a postupy mohou být na vyšší úrovni, zatímco pracovní postupy mohou být na nižší úrovni. Tato hierarchie pomáhá udržovat pořádek a jasnost v dokumentaci.

• Definování formátů a stylu dokumentů: Určete, jaké formáty a styly se budou používat při tvorbě dokumentů. Můžete například stanovit, že všechny dokumenty musí obsahovat určité položky, jako jsou název, datum, verze, odpovědná osoba a podobně. Tímto způsobem se zajistí jednotnost a snazší čitelnost dokumentů.

• Stanovení procesů pro správu dokumentace: Vytvořte procesy a postupy pro správu dokumentace. To zahrnuje vytvoření pravidel pro vytváření, aktualizaci, schvalování, ukládání, distribuci a archivaci dokumentů. Stanovte, kdo je zodpovědný za provádění těchto procesů a jaké jsou příslušné postupy.

• Zabezpečení přístupu a kontrolování: Vytvořte mechanismy pro zabezpečení přístupu k dokumentaci a její kontroly. Určete, které osoby mají povolení ke čtení, úpravě nebo schvalování dokumentů. Zajistěte, aby se v dokumentaci udržovaly záznamy o změnách, a provádějte pravidelné kontroly, aby se zjistily a odstranily nesrovnalosti.

• Vzdělávání a zaškolení: Zajistěte, aby zaměstnanci byli seznámeni s procesy řízení dokumentace a věděli, jak s dokumenty pracovat.

Řízení dokumentace je důležitou součástí efektivního systému managementu kvality v organizaci. Správné řízení dokumentace zajišťuje systematický přístup k procesům a postupům, zlepšuje sledovatelnost činností, zajišťuje konzistenci a dodržování právních a regulačních požadavků. Řízení dokumentace také pomáhá udržovat kontinuitu činností organizace a chrání její know how. Prostřednictvím řízení dokumentace organizace může dosáhnout zlepšení výkonu, transparentnost, odpovědnost a spokojenost zákazníků.