Co je to procesní audit?
Procesní audit je metoda hodnocení a kontroly zaměřující se na procesy v organizaci. Cílem je zajistit, že procesy v rámci organizace jsou efektivní, zároveň jsou efektivně řízeny a splňují stanovené požadavky a normy. Prostřednictvím procesního auditu je možné odhalit příčiny vzniku chyb ve výrobním procesu, eliminovat reklamace a ztráty, které v procesu nastávají. Výstup z procesního auditu obsahuje i návrh nápravných opatření k odstranění zjištěných příčin vzniku problémů a možnosti na eliminaci ztrát, ke kterým v procesu dochází. Je to tedy typ auditu, který se soustřeďuje na jednotlivé kroky a činnosti v rámci procesu a hodnotí jejich účinnost a identifikuje oblasti pro zlepšení.
Klíčové prvky procesního auditu zahrnují:
- Analýza procesů - Každý proces je podrobně zkoumán, včetně vstupů a výstupů, zdrojů nebo metod.
- Shoda s normami - Vyhodnocení, zda procesy splňují interní politiky a směrnice, externí regulace nebo jiné požadavky.
- Účinnost a efektivita - Zjišťuje se, zda procesy přinášejí očekávané výsledky, a jak efektivně využívají zdroje.
- Identifikace rizik - Zjišťují se potenciální rizika a slabá místa v procesech, které by mohly ovlivnit kvalitu výstupů.
- Doporučení pro zlepšení - Na základě zjištění z auditu se poskytují návrhy na zlepšení procesů, které mohou zahrnovat změny v metodách, školení zaměstnanců nebo technologické inovace.
Procesní audit je tedy komplexním nástrojem pro kontinuální zlepšování organizace, pomáhá zajišťovat kvalitu a shodu, zvyšovat efektivitu a minimalizovat rizika.
Na jaké oblasti se může procesní audit zaměřovat?
Procesní audit se může zaměřovat v rámci organizace na různé oblasti v závislosti na zaměření organizace a konkrétních potřebách dané organizace. Mezi hlavní oblasti však patří:
- Výrobní procesy - Ve výrobních procesech lze hodnotit hned několik aspektů a to kvality výroby tzn. zajištění, že výrobní procesy vedou k vysoce kvalitním produktům, nebo efektivita výroby - hodnocení, zda jsou výrobní procesy efektivní a nedochází ke zbytečně nadměrnu plýtvání materiálem nebo časěu, nebo údržba zařízení, tzn. zda jsou prováděny pravidelné a preventivní údržby strojů a zařízení.
- Řízení kvality - Zde se hodnotí shoda s normami, konkrétně tedy, zda procesy odpovídají interním a externím standardům kvality (např. ISO 9001) a samotná kontrola kvality, kde se zkoumají metody a frekvence kontrol kvality v různých fázích produkce.
- Logistika a zásobování - Vyhodnocuje se efektivita řízení zásob a doprava a distribuce, tedy zkoumání efektivity a nákladovosti logistických procesů.
- Finanční procesy - zde lze vyhodnocovat účetnictví a rozpočtování - Kontrola správnosti a úplnosti finančních záznamů a rozpočtování nebo interní kontroly konkrétně hodnocení účinnosti interních kontrolních mechanismů na ochranu před podvody a nesrovnalostmi.
- IT a informační systémy - u této oblasti se vyhodnocuje bezpečnost dat a opatření pro bezpečnost dat a efektivita těchto systémů.
Při procesním auditu lze využít řadu nástrojů a technik, které pomáhají systematicky analyzovat a zlepšovat procesy, mezi některé z nich patří:
- Kontrolní seznamy (Checklists), které auditorům umožňují systematicky kontrolovat všechny aspekty procesu a zajistit, že žádný klíčový prvek není opomenut.
- Flowcharts, které vizualizují jednotlivé kroky procesu, což usnadňuje identifikaci problémových oblastí a úzkých míst.
- Ishikawa diagram nebo diagram rybí kosti, který pomáhá identifikovat potenciální příčiny problémů a jejich kořenové příčiny
- SWOT analýza - Analyzuje silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby spojené s procesem.
- Pareto analýza - Identifikuje klíčové příčiny problémů a pomáhá zaměřit se na ty, které mají největší dopad.
- Histogramy - Graficky zobrazují rozložení dat a umožňují analyzovat variabilitu procesu.
Výsledkem procesního auditu je komplexní hodnocení a dokumentace, která poskytuje přehled o stavu auditovaných procesů a nabízí konkrétní doporučení pro jejich zlepšení.